Dokumentu kategorijas

Lai vieglāk pārvaldītu dokumentus, varat iestatīt dokumentu kategorijas. Kategorijas ir kā mapes, kurās varat pievienot noteiktus dokumentus, lai tos atšķirtu no citiem. Vēlāk jūs varat filtrēt dokumentus pēc kategorijas, kurai tie pieder. Ja esat uzņēmuma konta īpašnieks vai uzņēmuma administrators, tad varat dalīties ar šo kategoriju organizācijā vai pievienot uzņēmuma lietotājus, kuri automātiski tiktu uzaicināti parakstīt vai pārskatīt šīs kategorijas dokumentus.

Kā izveidot dokumentu kategoriju.

1. Pieslēdzieties portālam un dodieties uz iestatījumiem, noklikšķinot uz zobrata ikonas (kas atrodas ekrāna augšējā labajā malā), vai noklikšķinot uz sava vārda, lai atvērtu nolaižamo izvēlni, un pēc tam izvēloties "Iestatījumi".

Nolaižamā izvēlne:

2. Atveriet cilni "Dokumentu kategorijas".

3. Spiediet pogu "Izveidot jaunu kategoriju".

4. Sadaļā “Iestatījumi” ievadiet kategorijas nosaukumu un izvēlieties krāsu. Ja esat uzņēmuma konta īpašnieks vai administrators, izvēlieties, vai to koplietot uzņēmumā, atzīmējot izvēles rūtiņu.

Piezīme: Kopīgota uzņēmuma kategorija nozīmē, ka visi jūsu uzņēmuma lietotāji šajai kategorijai varēs pievienot savus dokumentus. Tas nenozīmē, ka viņi varēs redzēt visus šīs kategorijas dokumentus.

5. Sadaļā “Lietotāji” jūs jebkuram sava uzņēmuma lietotājam varat piešķirt piekļuvi jūsu kategorijai.

Piezīme: Šī sadaļa ir redzama tikai uzņēmuma konta īpašniekam vai administratoram.

Spiediet uz meklēšanas joslas vai sāciet ievadīt lietotāja vārdu, lai nolaižamajā sarakstā parādītos jūsu uzņēmuma lietotāji, un pēc tam atlasiet lietotāju.

6. Kad būsiet izdarījuši izvēli, varēsiet norādīt lietotāja lomu dokumentos: “Ir piekļuve”, “Jāparaksta” vai “Jāapstiprina”.

• "Ir piekļuve" nozīmē, ka visi šajā kategorijā pievienotie dokumenti būs redzami šajai personai.
• "Jāparaksta" nozīmē, ka visi šajā kategorijā pievienotie dokumenti šajai personai tiks nosūtīti parakstīšanai.
• "Jāapstiprina" nozīmē, ka visi šajā kategorijā pievienotie dokumenti šajai personai tiks nosūtīti apstiprināšanai.

7. Sadaļā “Papildu iespējas” jūs varēsiet izvēlēties:

• "Ierobežot iekšējās informācijas redzamību". Tas nedod iespēju pievienotajiem dalībniekiem, kas nav uzņēmuma lietotāji, darbību vēsturē redzēt dokumentu skatītāju sarakstu, viņu skatījumus vai apstiprinājumus;
• "Ir vajadzīgi kvalificēti elektroniskie paraksti". Šīs kategorijas dokumentus var parakstīt tikai ar kvalificētiem elektroniskiem parakstiem, kuriem ir līdzvērtīgs juridiskais spēks, kā ar roku rakstītiem parakstiem, saskaņā ar ES Regulu Nr. 910/2014 (eIDAS).

8. Sadaļā “Integrācijas” varat ievadīt URL, kurā tiks nosūtīti atpakaļ parakstītie dokumenti (šajā dokumentu kategorijā). Šī funkcionalitāte ir pieejama Dokobit portāla API lietotājiem. Plašāku informāciju par portāla API risinājumu var atrast šeit.

9. Lai pabeigtu dokumentu kategorijas izveidi, spiediet pogu "Izveidot" loga apakšējā labajā stūrī.

Kā izveidot dokumentu apakškategoriju.

10. Atkārtojiet soļus no 1 līdz 4, kas aprakstītas šī raksta sākumā.

11. “Vecākkategorija” nolaižamajā sarakstā izvēlieties kategoriju, kas būs augstāka par jūsu izveidoto apakškategoriju.

12. Atkārtojiet šī raksta soļus no 5 līdz 8, lai pabeigtu kategoriju izveidi.

13. Apakškategorijas ļauj jums izveidot kategoriju koku.

Rediģēt/dzēst izveidotās dokumentu kategorijas.

14. Atveriet cilni "Dokumentu kategorijas".

15. Kategoriju sarakstā spiediet uz kategorijas, kuru vēlaties rediģēt.

16. Labajā pusē varat pārskatīt kategoriju iestatījumus.

17. Spiediet pogu "Darbības" un izvēlieties, vai rediģēt, vai dzēst šo kategoriju.

18. Ja izvēlēsieties dzēst “Vecākkategoriju”, tiks dzēstas arī visas “Apakškategorijas”.
Piezīme: Paši dokumenti netiks izdzēsti.

19. Ja izvēlēsieties rediģēt kategoriju, pabeidziet darbību, loga labās puses apakšā spiežot zaļo pogu "Saglabāt".

Kā pievienot dokumenta kategoriju, augšupielādējot dokumentu.

20. Atrodiet sadaļu Nr. 4 ar nosaukumu "Iestatīt dokumenta opcijas" un spiediet pogu "Pievienot kategoriju".

21. Izvēlieties kategoriju, atzīmējot rūtiņu tās kreisajā pusē un spiediet "Saglabāt".

22. Izvēloties apakškategoriju, vecākkategorija arī tiks pievienota šim dokumentam.

23. Jūs varat meklēt kategoriju pēc nosaukuma, ievadot to norādītajā laukā sadaļā "Ievadīt kategorijas nosaukumu".

24. Ja kategorija ar ievadīto nosaukumu vēl nepastāv, jūs varēsiet izveidot jaunu kategoriju, spiežot uz pogas "Izveidot".

25. Pēc tam jūs varēsiet iestatīt kategorijas nosaukumu, nepieciešamības gadījumā izvēlēties vecākkategoriju un izvēlēties, vai kategorija tiek kopīgota uzņēmumā, un vai ir nepieciešams parakstīt dokumentus ar kvalificētu elektronisko parakstu.

26. Lai pabeigtu kategorijas izveidi, spiediet pogu "Izveidot".

Kā pievienot dokumenta kategoriju, kad dokuments jau ir augšupielādēts.

27. Dokumentu saraksta lapā atlasiet dokumentu, kuru vēlaties pievienot dokumentu kategorijai.

28. Atrodiet sadaļu Nr. 1 ar nosaukumu "Informācija" un spiediet pogu "Pievienot kategoriju" un izpildiet šajā rakstā aprakstītās darbības starp 21 un 26.