Dokumentu kategorijas

Lai vieglāk pārvaldītu dokumentus, varat iestatīt dokumentu kategorijas. Kategorijas ir kā mapes, kurās varat pievienot noteiktus dokumentus, lai tos atšķirtu no citiem. Vēlāk jūs varat filtrēt dokumentus pēc kategorijas, kurai tie pieder. Ja esat uzņēmuma konta īpašnieks vai uzņēmuma administrators, tad varat dalīties ar šo kategoriju organizācijā vai pievienot uzņēmuma lietotājus, kuri automātiski tiktu uzaicināti parakstīt vai pārskatīt šīs kategorijas dokumentus.

Lai izveidotu dokumentu kategoriju

1. Pieslēdzieties portālam, spiediet uz iestatījumu pogas - zobrata ikonas, kas atrodas ekrāna labajā pusē augšā, vai spiediet uz sava vārda, lai parādītos nolaižamā izvēlne, un spiediet uz "Iestatījumi".

vai

2. Atveriet cilni "Dokumentu kategorijas".

3. Spiediet pogu "Izveidot jaunu kategoriju".

4. Sadaļā “Iestatījumi” ievadiet kategorijas nosaukumu (varat arī izvēlēties krāsu) un, ja esat uzņēmuma konta īpašnieks vai administrators, izvēlieties, vai vēlaties to koplietot uzņēmumā, atzīmējot izvēles rūtiņu.

Piezīme: kopīgota uzņēmuma kategorija nozīmē, ka visi jūsu uzņēmuma lietotāji šai kategorijai varēs pievienot savus dokumentus. Tas nenozīmē, ka viņi varēs redzēt visus šīs kategorijas dokumentus.

5. Sadaļā “Lietotāji” jūs jebkuram sava uzņēmuma lietotājam varēsiet piešķirt piekļuvi jūsu kategorijai.

Piezīme: šī sadaļa ir redzama tikai uzņēmuma konta īpašniekam vai administratoram.

Spiediet uz meklēšanas joslas vai sāciet ievadīt lietotāja vārdu, lai nolaižamajā sarakstā parādītos jūsu uzņēmuma lietotāji, un pēc tam atlasiet lietotāju.

6. Kad izvēlējāties lietotāju, jūs varat izvēlēties lietotāja lomu dokumentos - “Ir piekļuve”, “Jāparaksta” un “Jāapstiprina”. “Ir piekļuve” nozīmē, ka visi šai kategorijai pievienotie dokumenti būs redzami šai personai. "Jāparaksta" nozīmē, ka visi šai kategorijai pievienotie dokumenti tiks piešķirti šai personai parakstīšanai. "Jāapstiprina" nozīmē, ka visi šai kategorijai pievienotie dokumenti tiks piešķirti šai personai apstiprināšanai.

7. Sadaļā “Papildu iespējas” jūs varēsiet izvēlēties:

  • "Ierobežot iekšējās informācijas redzamību" - tas neļauj lietotājiem, kas nav uzņēmuma lietotāji, redzēt dokumentu skatītāju sarakstu un viņu skatījumus vai apstiprinājumus darbību vēsturē;
  • "Ir vajadzīgi kvalificēti elektroniskie paraksti" - šīs kategorijas dokumentus var parakstīt tikai ar kvalificētiem elektroniskiem parakstiem, kuriem ir līdzvērtīgs juridiskais spēks kā ar roku rakstītiem parakstiem saskaņā ar ES Regulu Nr. 910/2014 (eIDAS).

8. Sadaļā “Integrācijas” varat ievadīt URL, kurā tiks nosūtīti atpakaļ parakstītie dokumenti (šajā dokumentu kategorijā). Šī funkcionalitāte ir pieejama Dokobit portāla API lietotājiem. Plašāku informāciju par portāla API risinājumu var atrast šeit.

9. Lai pabeigtu dokumentu kategorijas izveidi, spiediet pogu "Izveidot" loga apakšējā labajā stūrī.


Lai izveidotu dokumentu apakškategoriju

10. Veiciet 1. līdz 4. darbību, kas aprakstītas šī raksta sākumā.

11. Nolaižamajā sarakstā “Vecākkategorija” izvēlieties kategoriju, kas būs augstāka par jūsu izveidoto apakškategoriju.

12. Veiciet 5. līdz 8. darbību, lai pabeigtu kategorijas izveidi.

13. Apakškategorijas ļauj jums izveidot kategoriju koku.


Lai rediģētu / dzēstu izveidotās dokumentu kategorijas

14. Atveriet cilni "Dokumentu kategorijas".

15. Kategoriju sarakstā spiediet uz kategorijas, kuru vēlaties rediģēt.

16. Labajā pusē varat pārskatīt kategoriju iestatījumus.

17. Spiediet pogu "Darbības" un izvēlieties, vai vēlaties rediģēt vai dzēst šo kategoriju.

18. Ja izvēlēsieties dzēst “Vecākkategoriju”, tiks dzēstas arī visas “Apakškategorijas”. Piezīme: dokumenti netiks izdzēsti.

19. Ja izvēlēsieties rediģēt kategoriju, pabeidziet darbību, loga labās puses apakšā spiežot zaļo pogu "Saglabāt".


Lai pievienotu kategoriju augšupielādējot dokumentu

20. Atrodiet sadaļu Nr. 4 ar nosaukumu "Iestatīt dokumenta opcijas" un spiediet pogu "Pievienot kategoriju".

21. Izvēlieties kategoriju, atzīmējot rūtiņu tās kreisajā pusē un spiediet "Saglabāt".

22. Izvēloties apakškategoriju, vecākkategorija arī tiks pievienota šim dokumentam.

23. Jūs varat meklēt kategoriju pēc nosaukuma, ievadot to norādītajā laukā sadaļā "Ievadīt kategorijas nosaukumu".

24. Ja kategorija ar ievadīto nosaukumu vēl nepastāv, jūs varēsiet izveidot jaunu kategoriju, spiežot uz "Izveidot".

25. Pēc tam jūs varēsiet iestatīt kategorijas nosaukumu, nepieciešamības gadījumā izvēlēties vecākkategoriju un izvēlēties, vai kategorija tiek kopīgota uzņēmumā un vai ir nepieciešams parakstīt dokumentus ar kvalificētu elektronisko parakstu.

26. Lai pabeigtu kategorijas izveidi, spiediet pogu "Izveidot".


Lai pievienotu dokumenta kategoriju, kad dokuments jau ir augšupielādēts

27. Dokumentu saraksta lapā atlasiet dokumentu, kuru vēlaties pievienot dokumentu kategorijai.

28. Atrodiet sadaļu Nr. 1 ar nosaukumu "Informācija" un spiediet pogu "Pievienot kategoriju" un izpildiet šajā rakstā aprakstītās darbības 21 - 26.

Joprojām nepieciešama palīdzība? Sazināties Sazināties